با قصد تحصیل در دانشگاه‌های خارجی، دانشجوی ایرانی مجبور می‌شود مدارکی ارائه دهد که معمولا برای ورود دانشگاه‌های ایرانی لازم نیست. ورود به دانشگاه‌های ایرانی عموماً از طریق کنکور سراسری است. بنابراین فرد متقاضی با گذراندن کنکور تا حدی تسلطش به موضوع را اثبات می‌کند. اما دانشگاه‌های خارجی عموما بر مبنای کنکور دانشجو جذب نمی‌کنند. پس با استفاده از روش‌هایی دیگر به بررسی سطح دانش و آمادگیِ ذهنی و عملی متقاضی می‌پردازند: رزومه و انگیزه‌نامه.
پرونده‌های متقاضیان پذیرش به هیئتی متشکل از اعضای گروه آموزشی و نماینده‌های دانشگاه سپرده می‌شود. این هیئت پرونده‌ها را به صورت جداگانه و سپس در مقایسه با دیگر متقاضیان و در نهایت با توجه به سیاست‌گذاری‌های کلان دانشگاه و کشور (یا ایالت) بررسی می‌کنند. خال باید در نظر داشته باشید که اعضای هیئت شما را نمی‌بینند و باید بر مبنای چند کاغذ و مدرک داوری کنند. پس گذشته از سیاست‌گذاری‌های بیرونی، در داوری‌شان از سویی سابقه تحصیلی و فردی را در نظر می‌گیرد و از سوی دیگر چشم‌انداز آینده دانشجو را ارزیابی می‌کند. و در طول همة این فرآیند به قابلیت‌های زبانی فرد توجه می‌کنند: در کشورهای غربی کار دانشگاهی با تسلط زبانی پیوند خورده است زیرا باورشان بر این است که تفکر از مسیر زبان می‌گذرد و شناخت زمانی به علم تبدیل می‌شود که به زبان آورده شود.
رزومه
هر متقاضی مجموعه‌ای از تجربیات دارد که نشان‌دهنده شخصیت او هستند: انسجام، علایق، پشتکار، فعال بودن، خلاقیت، توانایی همکاری با دیگران، توانایی تمرکز طولانی و همان‌طور که گفته شد، توانایی زبانی. سوابق و تجربیات متقاضی در رزومه منعکس می‌شود. پس این مواردی است که هنگام تهیه رزومه باید بسیار مورد توجه قرار گیرد. و نوشتن فهرستی از کلیه سوابق به تنهایی کافی نیست. با آنکه رزومه فهرست‌وار نوشته می‌شود، چیدمان و پیوستگی و برجسته‌سازیِ تجربیاتی که شاید در نگاه اول بی‌ربط به‌نظر برسد بسیار حیاتی است. اما روزمه تنها گذشته فرد را بازتاب می‌دهد. برای کسب شناخت کافی هیئت داوران به ترکیبی از رزومه، انگیزه‌نامه، بیانیه هدف (SOP)، نمونه نوشته‌های علمی و اسناد و مدارک دیگر تکیه می‌کنند.
انگیزه‌نامه
بعد از بررسی گذشته فرد و کسب شناخت نسبی از شخصیتش، هیئت می‌خواهد بداند آیا این فرد پس از ورود به دانشگاه خواهد توانست تحصیلاتش را با موفقیت تمام کند؟ علاوه بر آن، در غرب دانش‌آموختگان تا زمان مرگشان نماینده و آبروی آن دانشگاه محسوب می‌شوند. پس توجه زیادی به میزان اشتیاق فرد برای تحصیل در آن رشته، در آن دانشگاه و در آن کشور معطوف می‌شود. لازم است نویسنده رزومه به این سوالات هیئت داوران پاسخ دهد.
پس انگیزه‌نامه و رزومه تفاوت مهم دیگری نیز دارند: انگیزه‌نامه برعکس رزومه فهرست‌وار نیست و باید نوشته‌ای صیقل‌خورده و پرداخته باشد. شیوه روایت‌کردن گذشته و این که چه شد این رشته را انتخاب کردید و به این جا رسیدید و این که در اثر تجربیات گذشته چرا آن دانشگاه و کشور را انتخاب کرده‌اید و به کجا می‌خواهید بروید، اصلی‌ترین برگ برنده شماست. زیرا داوران تا زمانی که شما پذیرفته نشده باشید، احتمالا شما را نمی‌بینند و تنها راه برای تاثیرگذاری بر ایشان نوشته‌های شماست.
ما طی سالیان تحصیل و سپس کمک به دیگران برای تحصیل در دانشگاه‌های فرانسه، کانادا و آمریکا تجربه و شناخت خوبی از انتظارات اساتید و شیوه‌های متقاعدسازی کسب کرده‌ایم. در صورت نیاز می‌توانید با دفتر ما تماس بگیرید و در مورد شیوه‌های نوشتن این نامه‌ها گپ بزنیم. دیگر لازم نیست نگران نوشتن انگیزه‌نامه خود باشید.